フリーアドレス化のご報告とその具体的方法

事務所の人員増加による席数不足問題を解決するために、デスクを８席→１０席としたうえで一人一人固定だったデスクをフリーアドレスに変更しました。
当事務所は令和4年10月現在、税理士2名、社員5名、パート5名、総勢12名の事務所ですが、これで出社してみたけど席がないという問題は解消されることになります。
ここまでの準備や計画、実際に行った具体的方法などをご紹介したいと思います。

フリーアドレス化の準備

まずフリーアドレス化するための準備について説明します。
机の引き出しの中に書類や個人的なモノが入っていてはフリーアドレス化が出来ません。
フリーアドレス化するためにはどうしても紙で保存している書類や個人的な所有物を減らすなど物理的な紙やモノを減らすという準備が必要です。

紙を減らす方法

会計事務所には資料や過去の決算書や申告書、帳簿など実に様々な書類が存在します。
一昔前の会計事務所は書類の山という光景がよく見られたものです。
現在はコンピューター会計も普及して、データ保存なども認められるようになったため、昔ほどではありませんが、それでも申告書・決算書、これらに関連する決算資料などはやはり大量に存在しました。
ちょっと前までは関与先ごとにすべてファイルに紙で保存していたのですが、コロナ禍での在宅ワークや事務所に出社できなくても仕事が出来るようにデジタル化を進めていました。
そして今回のフリーアドレス化を機に例外なくすべての書類をデジタル化して、セキュリティの強化されている有料クラウドシステムへの保存に切り替えました。

元々申告書や決算書など保存していたファイル。

すべて処分しました。

モノを減らす方法

これはとにかく不要なものを処分していくという感じでした。
ここ数年で溜まった「とりあえずとっておこう」と机の引き出しにしまっておいたものは全部捨てました。
またどうしても必要なモノについては今までほとんど利用していなかった個人ロッカーを有効活用することにしました。
また同時にプライベートロッカーも準備して、そちらに現在進行中の案件の書類、パソコンなど日常的に利用するモノを各自保管できるようにしました。

こちらが活用前。何も入っていませんでした。(全部机の中、、、)


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こちらが活用後。机の中の大事なものは全てこちらへ。


全員分用意したプライベートロッカー。


個別サイズを大きめのモノにしたので、これで各従業員のある程度のモノはカバーできます。
書類のやり取りはポストのような小窓から。

またプライベートロッカーのスペースが必要だったので、今までホワイトボードで管理していた各自の予定表はＴＫＣのスケジューラーでデジタル管理することに。ホワイトボードも処分しました。

フリーアドレス化に必要なデスクの準備

引き出し付きのデスクから引き出し無しのデスクへ

フリーアドレスになると各デスク個別に備え付けられた引き出しは不要となります。
そこで引き出し付きのデスクはすべて処分して、引き出し無しのデスクに変更しました。

処分した引き出し付きの机


入れ替え後はこのように引き出し無しの机に。

引き出し部分がうまく撮影されていませんが。。。

モニター・ランケーブル接続と電源

モニターやランケーブルの接続の負担を減らすために全席にコネクターを準備して、ＵＳＢだけ差し込めばすべて使える仕様に変更しました。
各デスクに電源(電源4口、ＵＳＢ充電6口)も一つずつ配置しました。
今までバラバラだった配線まわりも統一してフリーアドレス化に対応しました。

デスク増設と全体レイアウト

今回のフリーアドレス化と同時に8席だった席を10席に増設。レイアウトはこのように変更になりました。

サーバーは不要となったので廃棄。

紙で保存していたためにスペースを使っていたキャビネットも書類を整理して廃棄。
こちらはこのように変更になり、1席だったスペースに2席確保できました。


1席で独占したしていたこちらのスペース。

こちらも2席確保してこのように変更しました。

フリーアドレス化のビフォーアフターとまとめ

最後に全体がどのように変更になったのかをまとめておきます。

ビフォー


アフター

ようやくこの形式にも慣れてきましたが、事務所全体が綺麗になったような気がします。
また気分転換にいろいろな席で仕事が出来るので事務所メンバーにも概ね好評のようです。
限られたスペースを有効活用したい時などの参考にしていただければと思います。