福田 哲也
令和４年１月１日から電子帳簿保存法が大幅に改正施行されることになりました。
電子帳簿保存法とは、帳簿や証憑書類を電子で保存するための法律です。
この法律は1998年7月に制定されたものの、要件が厳しく、かつ実用化するメリットが乏しく、ほとんど実際に電子保存する企業はありませんでした。
そこで国税側も少しずつ要件を緩和してきたわけですが、今回はその要件が大幅に緩和されて、いよいよ実用性が高いものとなってきました。
ペーパーレス化を進めたい方には、電子保存を導入しやすくなる改正ですので要件を確認し検討されてはいかがでしょうか。
そして今回の改正で大きなポイントとなるのが、電子取引データの電子保存義務化です。
メールで受取った請求書などの電子取引データは電子保存しなければならなくなりました。
こちらは、帳簿を電子保存したいと考えている事業者だけでなく、すべての事業者で対策が必要になってきます。
電子帳簿保存法の改正内容を確認して、対策を検討していきましょう。
電子帳簿保存法とは
各税法で、原則、紙での保存が義務付けられている帳簿書類等について一定の要件を満たせば電子データによる保存を可能とする法律です。
電子帳簿保存法上の電子データ保存は3つに分類されています。
①電子帳簿等保存
会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿等 → 電子データのままで保存
②スキャナ保存
紙で受領した書類 → 電子データにして保存
③電子取引データの保存
電子的に授受した取引情報(ＰＤＦの請求書等) → 電子データのまま保存
電子帳簿保存法・今回の改正ポイント
今回の電子帳簿保存法の改正は、政府のデジタル化を進める意図が強く表れた改正となっています。
確認しておきたい大きなポイントを見ていきましょう。
電子保存要件の大幅な緩和
今回の改正では、今まで導入するうえで高いハードルとなっていた税務署長からの事前承認が不要となりました。
また、タイムスタンプ要件、検索要件の緩和など、電子保存を導入しやすくするために大幅に要件が緩和されています。
書類の保存場所でお困りの方にとっては、ペーパーレス化を進めやすくなる改正と言えます。
電子取引データの電子保存が義務化
電子取引データ（PDFの請求書など）は電子保存しなければならず、印刷した書面は税法上の保存書類としては扱われなくなってしまいます。
今まで可能だった、
メールなどで受け取った請求書等を印刷し、紙の請求書等と一括管理、保存
する事が出来なくなってしまいます。
紙で受取ったものは、要件を満たせばデータ保存か紙で保存かを選べます。
しかしデータで受取ったものはデータで保存しなければならなくなるのです。
データで保存せず帳簿保存の義務を果たしていないとみなされれば、最悪、青色申告を取り消されるなどということもあるかもしれません。
この電子取引データ保存は、すべての事業者で令和４年１月１日の施行までに対応を検討する必要があるでしょう。
重加算税
電子保存を導入しやすくなった一方で、ペナルティも整備されました。
スキャナ保存、電子取引の保存に関しては、改ざん等の不正があった場合は、重加算税が10％加重されることとなりました。
修正や削除ができない、あるいは修正や削除の記録を残せるなど、不正とみなされない環境を整えておく必要があるでしょう。
電子帳簿保存法の対象書類とそれぞれの改正ポイント
電子帳簿保存法を３つの分類ごとに対象となる書類や改正のポイントについて簡単にまとめました。
なお、①電子帳簿等保存と②スキャナ保存については、導入するかしないか選ぶことができますが、③電子取引については、すべての事業者で対応が必要となります。
①電子帳簿等保存
条件を満たせばＰＣで作成した帳簿等を電子データのまま保存すれば良いので、紙での保存が不要になり、ペーパーレス化につながります。
対象の書類（電子帳簿等保存）
国税関係帳簿(仕訳帳、総勘勘定元帳など)や、国税関係書類(貸借対照表、損益計算書や自己発行の請求書控など)が対象となります。
改正のポイント（電子帳簿等保存）
- 事前承認が不要に
これまでは3か月前までに務署長の事前承認が必要でしたが、廃止され導入しやすくなりました。 - 保存要件の緩和
今まで厳しい保存要件を求められていましたが、大幅に緩和され税務調査時に速やかに内容をディスプレイで確認出力し、ダウンロードの求めに応じることができれば可能となりました。 - 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置
保存要件自体は緩和されましたが、これまでの厳しい要件のままで保存を行った場合は優良な電子帳簿として５％の過少申告加算税の軽減措置が受けられるようになりました。
②スキャナ保存
要件が緩和されて導入しやすくなりました。
しかしスキャナ保存を導入する場合は、導入前に社内でのルール整備が必要になります。
受領した書類をスキャンする手順や期日をどうするか？
原紙書類の廃棄ルールはどうするか？
など確認しておきましょう。
対象の書類（スキャナ保存）
紙で受取った請求書、領収書、見積書など
改正のポイント（スキャナ保存）
- 事前承認が不要に
電子帳簿等保存と同様に、税務署長の事前承認が廃止されました。 - タイムスタンプ要件の緩和
スキャナで読み取った際に保存した日時を証明するためのタイムスタンプについても要件が緩和されました。
従来は、受取ってから３日以内に電子化してタイムスタンプを付与し、受領者の署名も必要でした。
改正後は約２か月と期間が延長され、署名も不要となっています。
また、訂正・削除の記録が残るシステムを利用するのであればタイムスタンプ自体が不要になりました。 - 検索要件の緩和
従来は、細かい項目や条件で検索が必要でしたが、日付、相手先、金額のみとなりました。 - 適正事務処理要件廃止
定期的に原本とデータをチェックする定期検査などの要件が廃止され、スキャナ保存後すぐに原本を破棄することが可能になりました。
③電子取引データ保存
今回の改正ですべての事業者に対応を求められるのが、こちらの電子取引データ保存の義務化になります。
令和４年１月１日からの施行に対応するため
電子取引データ保存の対象になる書類はあるか？
どのように保存するか？
検討し対応する必要があるでしょう。
対象の書類（電子取引データ保存）
メール添付された請求書や見積書、Webダウンロードした領収書など、電子データとして受け取った請求書等が対象となります。
改正のポイント（電子取引データ保存）
- 改ざん防止の措置
電子取引データを保存する際に、改ざん防止のため、いずれか一つの措置を行なわなければなりません。
①タイムスタンプが付された書類を受け取るか、受け取った書類に速やかにタイムスタンプを付す。
②訂正・削除が行われた場合、履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで保存する
③訂正・削除の防止に関する「事務処理規定」を備え付けて運用する
まず①は自社も取引先もタイムスタンプを利用していなければ行えません。
そして②は電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス等を利用する必要があります。
タイムスタンプや対応するシステムを利用しない場合は、事前に「事務処理規定」を準備する必要があるでしょう。
「事務処理規定」は国税庁のホームページからひな形をダウンロードすることもできます。
- 保存の方法
単に受け取った電子取引データをＰＤＦのまま保存すれば良い、というわけではありません。
税務調査の時にデータがすぐに取り出せる状態に保存する必要があります。
また日付、金額、取引先で検索する検索機能の確保が要件となります。
＊受取ったらエクセルに日付、金額、取引先を入力した一覧を作る
＊ファイル名に必要事項を入力して検索可能にする
などの対応を事前に検討準備しておく必要があるでしょう。
まとめ
今回の電子帳簿保存法改正は、タイムリーにスキャンしてしまえば、全て電子で保存することも可能な内容となっています。
書類保存場所などに困っているという方は、検討してみてはいかがでしょうか？大幅にスペースを確保できるようになるかもしれません。
また、電子取引のデータ保存については帳簿の電子保存を考えている方に限らず、すべての事業者が対応を検討する必要があります。
電子帳簿保存について適用を検討したいという方、また、電子取引データ保存の対応についてのご相談は当事務所までご連絡いただければと思います。